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浅论现代企业秘书应具备的知识结构

浅论现代企业秘书应具备的知识结构

分类:学术论文   更新:2015/5/21   来源:本站原创

浅论现代企业秘书应具备的知识结构

  【摘 要】本文针对在科技的进步、社会的快速发展、现代企业日新月异的变化这一形势下,秘书也将面临着新的机遇和严峻的挑战,分析了现代企业秘书除熟练掌握过去的知识外,还应掌握的新知识。还提出了秘书要不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善;以求秘书能适应这个现代企业的发展和需求。加入收藏

  【关键词】新世纪;知识结构;新知识

  一、引言

  随着社会的发展,经济的繁荣,对外贸易的往来,各种社会关系的多样化,复杂化,秘书工作的具体内容可以概括为辅助领导管理,提供综合服务.它是上呈下达,联络各方,参与政务.管理事务的一项重要工作,是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分.现代的秘书工作,对秘书工作人员的文化素养,领导能力,社会交际,智谋,口才,写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高.所以,秘书工作人员必须循序渐进,不断学习,增强和深化知识,建立和完善应具备的知识结构,提高综合素质,以适应秘书工作日益发展这一要求和需要.

  二、知识结构那什么是知识结构呢?

  1.知识结构的含义知识结构,是指一个人所掌握的知识类别,各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”,不仅指数量关系,也指质量关系。

  2.秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言,一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识。

  (1)基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。基础知识越扎实、丰富,秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

  自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示,数学学得好的人智商都很高。因此,在对秘书工作的研究和实践当中,人们也开始认识到数学方法论的巨大作用,如辅助决策中的对策论和运筹学方法,经济分析中的抽象方法和定量化方法,市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用,公文研究中的模型方法,等等。同数学一样,其它自然科学如生物、天文和地理等,企业秘书也都不能忽视。如企业秘书在为领导安排国际旅程时,若无必要的地理知识,忽略或错误地计算了时差变化,就会造成很大的麻烦,甚至耽误要事。

  社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等,秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程,也要懂得中外文明演进的历程,有利于我们借鉴历史经验,能使我们避免重蹈前人覆辙,能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上,能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明,更加理智。另一方面是历史中,尤其是我国历史中所弘扬的传统美德,对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧,后天下之乐而乐”的情怀,还是“天下兴亡,匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以,岂因祸福避趋之”的思想,都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史,对几千年形成的璀璨文化,以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识,才能在工作上维护祖国的利益,发扬民族传统,继承正确的思想。当然,在我们打开世界之窗放眼世界时,企业秘书也要对世界几千年的历史文化,特别是对主要往来国家的历史变迁,民族文化的形成有大致了解。这样才能准确把握不同国家的特点,对秘书的工作有相当大的补益。

  哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识,对正确的哲学思想有肯定的认识,企业秘书才能树立正确的观念,从而正确的摆正自己的位置。可见,哲学理论不但对企业秘书非常重要,对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。

  企业秘书作为企业的枢纽级人员,法律知识是必备的基础知识,他们必须做到知法、懂法、守法、护法,才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说,法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有:熟悉、了解与本企业有关的法律、法规,确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内;熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足,以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道,搞活经营活动;密切注意本企业的权益是否受到非法侵害,运用法律武器保护企业。

  (2)秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

  专业基础知识。秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括:秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制;秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论;秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求;古今中外秘书工作的发展史;秘书学其它相关学科的关系;秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说,秘书学是专业中的根本,是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此,企业秘书必须掌握秘书学。

  写作学对秘书人员来说非常重要,是关键学科。他们不但要从中掌握写作的基本理论,还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧,懂得不同文种的写作方法,以适应秘书的工作需要,可以说写作学在秘书专业的基础知识中占有很大的份量。古今中外大凡优秀的秘书工作者一般都具有较高的书面表达能力。

  信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。企业秘书人员的信息意识包含要素有:信息需求目的意识、信息内容意识、信息源意识、信息渠道意识、信息服务项目意识、信息质量意识和信息障碍认知意识。与此同时,企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。

  除了以上专业知识外,文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是企业秘书人员的知识结构中不可缺少的。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。主要内容包括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求;文书工作的规律、原则、制度和方法;文书和文书工作的产生、发展,中外文书史;文书处理的现代化手段等。可见,从中可以学到文书的管理方法、处理方法等,具有很强的实践功能。而档案学则专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用,对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式,以提高思辨能力、逻辑水平的知识。要求企业秘书人员掌握逻辑学,不但要求他们学会运用逻辑表达,还要求他们学会用逻辑去思考。速记是一种快速记录的方式,秘书人员能通过这种方式提高工作效率。

  行业专业知识。秘书专业知识的另一部分,是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说,行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识,这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况,人事变动情况,以及本企业在同行中的地位、作用,最重要的是本企业所从事的行业基本常识,比如说在从事服装经营的企业中就职,就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中,人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外,对秘书职业早有按第二专业进行分类,如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点,就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能“一俊遮百丑”,光会打字不行,光会写作不行,光能言会道也不行,还要熟稔本企业的行业专业知识,具备综合素质。因此,可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书,行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点,企业秘书必须加以重视。

  (3)多样的辅助知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用,也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括:管理学知识。秘书是辅助管理人员,秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识,有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律,协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科,秘书人员除了掌握管理学原理之外,可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。如行政机关的秘书可选学行政管理学,企业秘书可选企业管理学等。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质,比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识,有助于秘书人员运用公共关系这一手段,为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中,秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识,不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征,克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质,同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征,掌握他们的心理活动规律,并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往,以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富,秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的,而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋,秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学,以发挥对内协调、对外公关的作用。此外,秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识,扩大自己的知识面,以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

  三、新世纪秘书还应建构的知识结构

  新世纪的到来,特别WTO的加入,使中国与世界的距离缩短了,但也明显暴露了我们方方面面的差距,所以中国将会面临着更大的机遇与挑战。这种形势,也给秘书工作带来了新的挑战,也带来了新的发展机遇。秘书工作再也不是传统观念中的电话接线员、接待员,以及收收发发、抄抄写写的文员,只要具备简单、基本的秘书知识就可以了。21世纪是知识经济的时代。秘书人员应该具备新的秘书知识结构,拾遗补缺、不断更新、优化自己的知识结构。我认为,在新世纪,秘书除了具备上述知识外,还应具备以下几个方面的知识。

  1.熟练掌握英语语言方面,英语将成为必备工具。随着改革开放的深入,国内外的交流日益密切。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面,都需要使用普遍通行的语言。英语是世界共同语。所以,在英语方面,不仅要会简单的对话,还应进一步掌握写作、翻译等技巧,才能适应工作需要。

  2.熟悉电脑操作和办公自动化设备使用新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用,首先应快捷地获取各种信息,这就需要熟悉电脑,才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展,以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器,缩微机、录相机等等,这些现代办公设备的使用,有效地改变秘书人员手抄手写的手工劳动方式,极大地提高办公效益和管理水平。

  3.熟悉了解对外交往中的文化与礼仪知识新世纪,秘书可能要经常地同外国宾客打交道,这就必须要了解和熟悉这些宾客国家的政治、经济、地理、历史、习俗、礼仪等知识,这样才能正常地、顺利地交往,才能彼此沟通。

  4.熟练掌握涉外法律知识在新世纪,进行对外经济贸易活动,签订的涉外经济合同具有严格的法律效力。它对双方的权利和义务均有具体规定和要求,并用赔偿和提交仲裁等条款来制约违反合同的行为。如果我们缺乏涉外法律知识,无论是合同的内容订得不完备、条款不具体,或是经济责任不明确,都会影响合同的履行,从而造成企事业单位甚至国家应有的损失。

  5.会驾驶新世纪,新世纪的秘书要会驾驶,随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机,但如果发生突发事件需要处理,而司机刚有事出去,加上时间紧迫,这时,如果秘书会驾驶,就刚好派上用场,可以使事件顺利得到解决。

  四、秘书拥有相应时代需要的知识结构的重要性

  现代社会是知识密集的社会,新世纪——21世纪是知识经济的时代,在这个社会、这个时代中处处需要知识,事事都联系着知识,没有知识寸步难行。秘书拥有相应时代需要的知识结构,可以提高秘书自身能力。秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。一般说来,知识结构越完善,能力便越强;知识结构越单一,能力则越弱,二者成正比。所以,知识与能力是分不开的。新世纪秘书工作将变得越来越庞杂、新颖、高深,这就需要秘书是具有广博知识和各种综合能力的复合型人才。秘书只有拥有新时代的知识结构,才能更好地发挥他们办文、办事、办会的能力,如在其间用到的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘书只有拥有一定的知识结构,才能使能力发挥得淋漓尽致,才能为领导更好的服务,做好领导的“左右手”。例如,一个21世纪的秘书,他还只拥有过去的那一套老的知识结构,只会写写抄抄,只会动手不动脑,那我想他很快就会被这个新世纪所淘汰。过去不懂法律和经济,不具备外语能力和计算机操作技能,照样可以当好秘书。而在今天,如果不具备这些知识与能力,就想当好秘书是很难的。即使你取得秘书资格,也只不过是“滥竽充数”、“中看不中用”而已。秘书拥有新时代、新世纪的知识结构可以激发他们的能力,但最终目的也是为秘书工作而服务,从而带动领导、企事业单位与政府部门乃至国家的发展。

  五、结语

  随着社会的进步,时代的发展,人们的观念也有所变化,秘书的职能在不断扩大和更新。现代企业秘书应不断地对自己的知识结构进行自我调节、自我完善。要把握好企业秘书所具备的知识结构,在基础和专业知识上加深加固,把握好“三化”(即规范化、制度化、科学化)和“四个转变”(即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务),并用发展的观点丰富自己的知识,提高自己的能力,挖掘自己的潜力,把生命中最宝贵的青春年华奉献给秘书这一行业。

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