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秘书魅力的内涵

秘书魅力的内涵

分类:学术论文   更新:2015/5/21   来源:本站原创

秘书魅力的内涵

  引 言

  秘书是一种怎样的职业?秘书的魅力又是一种什么样的魅力?由于每一个人的想法、见解以及思维模式的不同,再加上如今的电影,电视,为了追求效应,片面演绎秘书,这使人们对秘书的认识在产生不同时,理解也越来越偏离“轨道”。为此,本文的作者用透过表面看其本质的方法,讲述了秘书魅力的内涵之所在。并希望通过本文,能使越来越多的人对秘书魅力有一个正确的认识。

  一、简述何为秘书魅力

  要探析秘书魅力的内涵,首先我们会想到何为秘书魅力?《辞海》中,秘书有五种涵义:一指职务名称之一,是领导的助手;二指官名;三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员;四指宫禁里藏书;五指谶纬,图箓等书。而本文所讲的秘书就是第一种,指人。魅力,字典上意为吸引人的能力,取两者之意合一,那就是秘书这个职务吸引人的地方。

  二、现代人眼中的秘书及其魅力

  为了找寻秘书吸引人的地方。本人上网链接了几个网站,查找了一些资料,原本想借助网络的信息优势,找一两个例子,以作写论文参考之用。可没想到的是结果却令本人哭笑不得:《秘书不要滥用魅力》、《提防办公室恋情》、《花瓶》等一大堆乱七八糟的文章呈现在本人面前——这就是人们眼中的魅力吗?本人不禁问道。更令人不解的是,各种平面媒体,如报纸、杂志等,你随手一翻就可以找出一大堆董事长、总经理的,但是秘书?不知是因为他们通过气要合力“封杀”,还是文章篇幅小得“放不下”秘书的内容,总之一句话,找不到有关秘书的资料。

  有一段时间,都市言情剧非常火红,很多人都很喜欢看。不知道你是否注意到这样一种情况:每当剧中的男主角只要符合两个条件,一个是只要在单位(企业)里担任要职,身边配有异性秘书,另一个是只要有婚外恋,人们第一时间想到的就是“秘书惹的祸”。更可笑的是,有些电视剧甚至把秘书描述成“柔情似水”、“缠功一流”、“不知羞字”的“小秘(蜜)”——第三者的不二人选。本人看了就像吸进了西伯利亚的冷空气,不自然地打了个冷战。

  是是非非给秘书这个职业蒙上了一层神秘的色彩,就像蒙娜莉莎的笑,那么平凡却又让人浮想联篇,秘书到底是一种什么样的职业?秘书的魅力又包藏了什么玄机?被传统观念所束缚的我们,印象中的秘书就是:在例会上,惟一没有发言但笔记做得最勤的那个;在工作时,每天第一个上班,最后一个下班的那个;在表彰时,睁着一双因昨晚赶表彰大会资料和老总演讲稿而布满血丝的双眼,听着老总夸奖销售部业绩怎么不错,策划部运筹如何得当,甚至连不起眼的后勤部,老总也不忘说上几句辛苦了之类的,一边记着笔记,一边等着会议结束,做会后工作的那个.

  俗语曰:当局者迷,旁观者清。其实不然,秘书这个职业只有你从事了,你才会知道,只有你走近了,秘书的魅力你才能看到.假如你只看字面的话,你永远都不会明白.就像空气无影无形,无声无色,但它的的确确地存在,只要你呼吸一下,就能感觉得到;还有人们常说:“柔情似水”——最柔的东西水是逃不掉了。可它却能水滴石穿——无法理解?无法想像?别忘了,这就是大千世界,它需要我们多一些理性,少一些感性,透过表面,看其本质。那么,现在就让本人带你们去探析秘书魅力之谜吧!

  三、探析秘书魅力的三大内涵

  在国外,秘书工作是比较受人重视的。比如在美国,据美国劳动统计局的报告,1980年美国有387.6万名秘书,在以后的10年里又增加100多万名。在日本,秘书对女性而言是一种代表性的职业,因为它是日本女性在现代化企业中能做到的惟一项目,我们再举一个例子,如国内经济发达的香港,大中型公司都设有秘书,秘书这一行很受欢迎.

  本人初次听闻秘书的故事,记得是在学校时,老师给我们讲的。为了方便讲述,我们就称主角为小王。小王是一商厦老总的秘书。一天。他从气象台处得知,令后几天里,由于受梅雨季节的影响,将会断断续续地下雨,小王第一时间将该信息转述给了老总,并建议进一批雨具:一来方便顾客,二来用以销售,增加营业额。老总采纳了小王的建议。结果,不仅进的货很快就销售一空,而且更重要的是在顾客中留下了很好的口碑和印象。这个故事,老师是当作典型案例来讲的,初听这个故事,感觉很平淡,无非就是一个秘书做了一件自己应该做的事情:根据得到的信息,为领导出谋划策罢了。但回去细细品味后,却从中看出了很多东西:比如顾客在得到方便后,最先想到的是什么?是“这商厦的老总真细心,真体贴”还是“秘书建议提得好”;而公司员工在业绩上去后,想到的又是什么?是“老总不愧是老总,真有商业嗅觉”还是“小王好能干,这样的商机都被抓他住了”……事实上,除了老总和小王,没有人知道这建议是谁提的。也没有人会去想这建议到底是谁提出的,因为在他们心里,已经有了答案——老总。面对收获,没有掌声,没有鲜花,小王依然热情如火地工作在他的岗位上,这是一种境界,是秘书特有的魅力,也是本文要找的魅力之一 ——绿叶型魅力。

  从事秘书的人应该都知道秘书是附属领导,撰制掌管文学,辅助决策,并处理日常事务的服务性人员。因此,秘书是一项非常特殊的职业,工作在领导和普通员工之间,单位(企业)与外界之间,是连接上下,联系内外的桥梁窗户,处在这个位置,秘书很容易会在不知不觉中步入误区,前人总结了一下,共有六点,俗称“六误区”。

  比如代领导作决定。这是最普遍的一个误区。有些秘书是这样想的:我这个决定非常好,对公司发展有推动作用,而且老总对我非常信任,就算去请示了,老总还是一样会批准的,何必多一道程序?殊不知,忘了一点,秘书在没有领导授权的情况下是无权作决定的。

  还有些秘书往往认为自己作为领导的“贴身助手”,在地位上比同事要高一级。所以,有事情直接吩咐他们就可以了,“领导指示?没有,由我指派就可以了”。秘书在这样想的同时,却不知自己已经步入了“直接指挥同事”的误区。

  上面提到的都是工作方面的误区,六误区”的范围是比较广泛的,其中有一个误区非常有趣,它是生活方面的,也是比较难把握的误区。这个误区的产生同样也是伴随秘书的工作演变而来的。它有一个很敏感的名字叫“干涉领导的生活”。自从选择秘书这个专业开始,老师不止一次的告诉我们,要想当好秘书,必须对领导要有所了解,包括他的兴趣、爱好、性格、习惯、信仰、健康状况,当然这其中自然少不了领导的生活。问题就出在这里,本来,老师教给我们的“知已知彼,方能百战不殆”是一个很好的方法,可有些领导就是不喜欢别人提及他的私人生活,甚至对于他们的家庭,他们也是只字不提。这让秘书处于进退两难的尴尬之中。有些爱钻牛角尖的秘书,此时会秉着“不了解你,我怎么为你工作”的信念,通过各种渠道,包括“小道”,来取得有关领导私人生活的消息,而当“一不小心”得知领导有婚外恋时,某些秘书甚至会以“好心”姿态去“规劝”领导“回头是岸”,结果,“愿望”没有实现。反而搞得两个人尴尬至极,工作,自然无法顺利开展。

  代领导作决定也好,直接指挥同事也好,干涉领导生活也好,这些误区的产生。看似复杂,其实只要除去事情表面,剩下的就两个字——“位置”。位置?大家对这个概念应该就像邻家小玩伴一样的熟悉。从我们进幼儿园开始,老师就给我们排位置,坐座位,但是,这里说的位置,并不是传统意义上的位置,而是在工作中、生活中我们所处的“位置”,这个“位置”是无形的,怎么安排,要看你的把握。尤其是秘书这样不上不下的职业,如何才能合理把握“位置”是一门学问,是一门艺术。

  那怎样才能避免误区的出现?方法很简单,就是上文提到的绿叶型魅力。绿叶型魅力顾名思义,就是要秘书时刻意识到自己存在的意义,要明白自己是绿叶,你可能会忽视秘书的存在,但你却不能忽略秘书的作用:在公务缠身时,领导需要秘书安排合理的行程;在面对残酷竞争时,领导需要秘书的“智囊相助”;在员工对其产生意见时,领导需要秘书的沟通协调……就像一部戏,不能只有主角而没有配角,必尽主角需要配角才能体现出导演所要表达的某种东西或境界。但反过来说,如果你过分注重配角的话会让人有喧宾夺主的滋味,更重要的是会让人搞不清楚“到底谁才是主角”。

  世界就是这么奇妙,它创造了领导,又设置了秘书,为的就是让两者相辅相成。领导通过秘书使自己的各项决策得以顺利执行。而秘书通过领导给的舞台来体现自身的价值,这个舞台可能观众不多,甚至没有观众,但没关系,关键是你做了,就行!因为你是秘书,因为你是绿叶。

  由此可见,秘书是一种对修养要求颇高的职业。如果秘书的修养达不到标准,那秘书魅力就会失去它应有的彩色而“暗淡无光”,缺乏“吸引力”。但并不是说秘书学会了绿叶型魅力,就等于真正掌握秘书魅力的内涵。秘书魅力的内涵远不止这一点,试问一个只知道干,但不知道该如何干的秘书你会要吗?答案是否定的,由此,专业能力和知识面就显得尤为重要了,记得有一次上专业课,老师给秘书的知识面下了一个定义,至今仍记忆犹新:领导可以不懂,但秘书不可以不懂。乍听之下,感觉有一些苟刻,但仔细想一下,的确有些道理。领导可能是他所在行业的专家,但离开了这个行业他不一定什么都懂。此时,领导就需要秘书提供这方面的信息和决策所需的建议。而这时,我们试想一下,假如秘书也不懂的话那怎么办?难道让领导从百忙之中抽出时间去重新学习吗?所以,老师那句话很有道理,领导聘请秘书其中一项很重要的原因就是希望秘书提供“知识补充”,秘书知道的越多,对领导决策的帮助就越大,准确率也就越高了。

  在日常工作中,秘书常常会遇到需要施展专业技能的时候,如接待来宾。秘书接待来宾并不像平常家里来客人,它讲究的是技巧;还有最常见的执行领导意图。通常都是明确领导意图后,由秘书去贯彻执行,所以执行情况与秘书的能力有着一定关系的;会议也是秘书的基本工作之一。本人所在的实习单位就对会议非常重视,各个部门,各个任务组,每一周都要开一次会议,总结一周得失……

  秘书工作形形色色,是没有固定的,这就要求秘书人员必须具备非常全面的能力才能胜任秘书这个要求高得有点“残酷”的职业。所以从事秘书工作的都是非常优秀的人才,他们往往会在“不经意”间做了令公司“受益非浅”的工作。举一个案例,小郑是某知名服装企业老总的秘书。一天,他受老总指派,去巡视车间时,发现员工李某屡次出现失误。李某是公司一名资格非常老的技工,平时以勤快、熟练而着练。怎么会突然屡次出现失误?小郑感觉很奇怪,一打听才得知:原来,今天是李某妻子的生日,小郑知道李某是个非常恋家的人,于是小郑并没有责怪李某,反而在下班时,自己掏钱买了份礼物,送到了李家:“总经理得知今天是李师傅爱妻的生日,特命我买些薄礼,一来感谢李师傅多年如一日地为公司贡献青春,二来祝贺师母生日快乐。”

  同事间祝贺生日本来是一件非常平常的事,可小郑却魔术般地在“平淡之中制造惊奇”。本人个人认为这是一个把秘书魅力发挥到极致的案例。作为代替领导做巡视工作的小郑,并没有用领导给他的权力来“拿着鸡毛当令箭”。而是很技巧的一举三得:一得使领导在员工中树立了非常好的形象;二得提高了员工的忠诚度,这在如今跳槽率居高不下的社会显得非常重要;三得这才是最奇妙的,就是小郑塑造了一种家的感觉,用温暖包围每一位员工,让他们感觉自己的主人翁思想在无形中被升化了,以点辐射面,让员工更好的为公司贡献。

  四、外 涵

  讲了这么多“内涵”,一定有人会问:秘书魅力有没有“外涵”?当然有,只不过这种“外涵”是由内涵延伸而来的——它就是我们通常所说的仪态。一般从事秘书专业的人都是受过专业礼仪训练的,举手投足之间尽显秘书所特有的魅力:举止得体、风度优雅,即使这个秘书长相平凡,却依然能给你美的感观”。为什么?因为仪态的美是一种综合的美、完善的美,是仪态礼仪所要求的。这种美应是身体各部分器官相互协调的整体表现,同时也包括一个人内在素质与仪表特点的和谐。容貌秀美、身材婀娜,是仪态美的基础条件,但有了这些条件并不等于就是仪态美,与容貌和身材的美相比,仪态美是一种深层次的美,容貌的美只属于幸运的人,而仪态美的人往往是一些出色的人,因而,仪态的美富有永久的魅力。

  结 语

  以上是本人对秘书魅力内涵的浅薄认识。秘书魅力的内涵≠秘书魅力。就如上文提到的秘书的魅力是深层次的魅力,它并不等于秘书长得漂亮就有魅力。这不是数学题,一加一不一定就等于二。秘书的魅力是秘书内在素质的体现,只有具备崇高的职业情操、掌握过硬的专业技能和拥有广泛的知识面。这样的秘书才有魅力,这样的秘书才能内涵。

  感 谢 辞

  最后,作者在此特别感谢作者的指导老师XX老师对本论文的关心和指导,使作者更好地、更完整地完成此论文的写作,在此还要感谢在作者写作过程中曾经帮助过作者的各位老师和同学。

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