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关于涉外商务之沟通技巧

关于涉外商务之沟通技巧

分类:涉外商务   更新:2013/9/6   阅读:   作者:未知   来源:网络

关于涉外商务之沟通技巧

    一. 引言
    随着中国进入WTO以及经济全球化的不断加速,中国在国际经济中的地位日益提高,与世界各国间的经济贸易活动愈加频繁。涉外商务也越来越显示其在社会、政治、经济生活中的重要。近年来我国在科学技术、经济利益方面等都有巨大的进步,这些都与涉外商务息息相关。它给我国带来了突飞猛进的发展,使我国不断增强,不断前进。涉外商务时时刻刻影响着我们,它对我们很重要。然而,涉外商务离不开沟通,有效的沟通才会使涉外商务顺利进行。因此,在竞争越来越激烈的当今社会中,涉外商务的沟通尤为重要,沟通技巧更是重中之重。
    二.商务沟通的重要性
    所谓的商务沟通就是在商务环境中用一定的方法彼此交换信息,即指人与人之间用视觉、符号、电话、电报、收音机、电视或其他工具为媒介,而进行信息交换。作为一种经济行为,商务沟通在涉外商务活动中无所不有。哲学家巴斯卡尔说:“人类像芦苇般脆弱,然而经历数千年来,这样脆柔的能创建文化,而异于其他动物,其所以如此,系因人类动的相互合作的重要性。”而获人类却得人们之间的互相合作,建立人际之间良好的关系则离不开说话。说话是为了有效沟通。沟通带来理解,理解带来合作。如果不能很好的沟通,就无法理解对方的意图,不能理解对方的意图就不可能进行有效的合作,这对于管理者来说尤为重要。
    1.有效的沟通可以使所有员工真实的感受到沟通的快乐和绩效。
    2.加强企业内部的沟通,既可以使管理工作更加轻松。
    3.有效的商务沟通也可以使员工大幅度提高工作绩效,同时还可以增强企业的凝聚力和竞争力。
    4.加强企业间的沟通可以加深对方的了解,掌握对方的需求,找到双方利益,为签约做准备。
    5.有效的商务沟通还也可以树立良好的企业形象,打响知名度。
    三. 沟通中出现的障碍
    在涉外商务活动中,商务沟通扮演了重要的角色,但是由于缺乏沟通或沟通不当致使员工之间关系紧张,互不信任,互不团结,组织凝聚力下降,运行效率不断降低的现象时常出现。这种现象给公司带来严重的危机。在如今这个媒体覆盖全球每个角落,新闻24小时报道的时代,一旦公司出现问题,外界媒体就会夸大其严重性,使投资者丧失信心,公司名誉受损,供应商及企业伙伴撤退,消费者及公众惶恐,企业将面临颠覆甚至破产倒闭。因此在商务活动中,要有效的进行商务沟通,就必需认识到沟通障碍的存在。                                误用词语、使用难以理解的行话或技术用语以及难以理解的外语或方言,还有一些歧义的词语或图像使信息失去其本身的意义。使用模糊性的词语。例如,“迅速” “尽快” “可能”等。不同的人会有不同的理解,这些词会给人带来误解。                                                          所处的外部环境也会成为沟通的障碍,环境噪杂,沟通对方无法集中注意力,造成少听或漏听。在进行沟通时,语速过快,内容过多,导致接收者不能及时理解接收。沟通双方受文化知识、语言水平的限制,双方不能相互理解更不用说沟通了。沟通方式过于呆板单一,不能引起对方的兴趣。不了解对方的宗教信仰,社会背景等触犯了对方的禁忌。
    沟通的时候着装不够正式,过程中不礼貌随便打断别人说话、打断别人思路。
    沟通时所传达的信息由于多方面原因与本意矛盾,给公司带来损失。
    四. 涉外商务的沟通技巧
    为了使沟通顺利进行,我们必须避免沟通障碍,掌握必要的沟通技巧。这样才能给对方留下好的第一印象,给公司带来利益,树立良好的企业形象。
    4.1 了解沟通对象
    随着经济全球化的深入,我们将面临来自全国各地的商业伙伴,在沟通时我们用同一种语言沟通,但是由于来自不同的文化背景,可能会产生许多误解。因此为了沟通顺利进行,我们在进行沟通之前对沟通对象详细的了解。
    4.1.1了解他们的时间观念,不同文化的人对时间态度差异很大。北欧人对时间要求精确,守时观念很强。而西班牙或意大利人认为迟到10~15分钟是正常的。
    4.1.2礼节,有些地方如日本和韩国非常讲究礼节,商务活动中更为正式。而美国相对非正式,但美国的东部会正式一些。
    4.1.3态度,有些地方的人认为法律协议及合同是至高无上,但有些对待法律合同的态度较为随意,他们认为随条件变动,协议的内容自然要做调整,他们更注重人际关系。
    4.1.4宗教信仰与禁忌是不得不考虑的事项,特别是东亚、南非、中亚、北非这些宗教盛行的地区,了解他们的风土人情、习惯禁忌对与对方交流,准备把握对方的沟通思路,及时完成沟通任务具有非常重要的作用。我们还可以利用不同文化的差异制造机会,这样可以容易的打开双方之间的话题,在交谈中建立关系,拉近距离。
    4.2 礼仪
    涉外商务也可以说是人与人之间的交流活动。人们之间的交往要符合一定的礼仪规范。如果违反礼仪规范,不仅会影响双方融洽关系的形成,而且还会影响对方对自己在修养、身份、能力等方面的评价,甚至影响沟通的成效。沟通时要注重礼仪,见面要先打招呼,握手时要注意先后顺序,应由主人、年长者、身份高者先伸手,客人、年轻者、身份低者见面先问候。多人握手时切忌交叉。别人和别人说话时,不要凑前旁听。有人与自己说话时,应积极交谈。沟通时保持谦恭的态度,时刻保持微笑。
    4.3 说话方式
    说话方式在涉外商务中占据重要的地位。双方信息能否被正确理解和接收,这一环节很重要。因此在沟通过程中要特别注意说话方式。与外商沟通时表情要自然,从容不迫。语气要和气亲切,表达得体,给人信任感和诚实感,能冲淡对方的对立心理,减少双方的心理压力,避免激化矛盾。追问、反问、否定往往使语气显得生硬、激烈、易引起对方的反感。声音要足够大让每位在场人都能够听到。语速也不要过快或过慢,适时停顿让倾听者能够及时消化和吸收。语调在交流的效果上也有重要的作用,如果使用一种经过调控的语调,则表明知道自己在做什么,使对方长生信心。说话要有分寸,避免使用难以理解的行话、方言、口头禅、歧义的词语以及含有模糊性的词语。无论身处何种场合,当他人将对方介绍给你时,要马上记住对方名字并且能够叫出对方,这样能够缩短双方之间的距离,拉近关系,给人亲切感。对于别人讲的观点你不认同的时候,不要立即反驳,也许他也有道理。对不认同的观点首先给予肯定,然后再用询问的方式讲出你的观点。比如:您说得不错,我也有个看法,您看是不是可以这样来做??????结束谈话前要记得做个总结,总结之前稍加停顿,让听众略有时间回忆一下所有的信息接着再重复重点信息。
    4.4 适当运用非语言
    在商务活动中,我们的站姿、脸部表情、耸肩、身体摆动、叹息、撂头发等都能传达奖励额的非语言信息。你可以通过一个人的衣着辨别其国籍所属文化及团体。如果想要进行有效的沟通必须注意这些非语言信息。
    4.4.1 着装
    你的形象代表公司,要给对方留下好的印象,所以在沟通时,你的外表很重要。在涉外商务活动中任何服装都应该做到干净整齐,男士西装、领带、衬衫,皮鞋应上油擦亮。在任何情况下男士均不应穿短裤参加涉外活动。女士注意不要穿得过于时尚或颜色过亮,着裙装时裙子及膝,鞋跟不要太高。
    4.4.2 面部表情
    谈话的同时要时刻保持热情友善的微笑,对方会更积极的做出回应,不要显得非常紧张或者过于权威,比如皱眉头或者微微蠕动嘴唇。
    4.4.3 身体姿势
    如果你站的得笔直,说明你对谈话很关注,反之则说明你不感兴趣。如果你的主管经过你的座位时,你仍然懒洋洋地坐着,这可能暗示你不太尊重这个人。如果你弯腰驼背地坐在人群中,这说明你缺少信心或者没礼貌。
    4.4.4 身体距离
    双方谈话的距离要适中,太远太近不合适,也不要拖拖拉拉,拍拍打打。
    4.4.5 手势
    谈话时可适当做些手势,但动作不要过大,更不要手舞足蹈,用手指点别人。
    4.4.6 眼神交流
    眼神是人的眼睛中所包含的信息,在商业情景中,躲避眼神交流意味着不感兴趣或者变化不定,没有自信。而在发表演讲时进行积极的眼神交流则表示你在与听众进行沟通。
    4.5 引起对方兴趣
    通常在沟通中,由于人们认为自己所传递的信息也是别人同样关心的事,因此常常忽略激发对方的兴趣。尽管对方缺乏兴趣是不可避免的,但是我们必须尽可能增加信息的吸引力,以引起接收者得共鸣。首先,选择适当的外部环境,因为不同的环境会对沟通造成不同的影响。自然环境的干扰,常常会使人们的注意力分散,形成效果障碍。比如,天气突然变化而电闪雷鸣,过往行人、车辆及飞过的鸟,修建房屋的噪音等,都会使倾听者分散注意力,达不到沟通的效果。在商务活动中常常选择安静、正式的场合,一方面可以使沟通成功有效的进行,一方面是对沟通对象的尊重。其次,在进行沟通的过程中灵巧地运用沟通方式。适当的运用视频、图像、表格等方式进行沟通,这样使信息有一目了然得效果能够更容易被人理解,并且更能够吸引人们的注意力,使沟通顺利有效的进行。
    4.6 有效的聆听
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