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浅谈怎么做好会议策划

浅谈怎么做好会议策划

分类:秘书基础   更新:2015/5/19   来源:本站原创

浅谈怎么做好会议策划

  每个在企业高管位置上的人,每年都会不可避免的要涉及到会议策划:年终销售会议,专场招商会议,新产品推广会议,专业学术讨论会议等等,所有这些会议,要想达到会议的目的,完美实现即定目标,就必须认真策划。本人在合资企业工作过五年,从最基本的业务员到企业中高层管理,一步步走过来,深受当时的营销总监身体力行的影响,从旁观会议策划到亲自策划组织会议,经历过不少的成与败,这些为本人以后走出那家企业,自己承担起策划会议帮助很大。在此总结了一些会议策划的见解,希望和家人中的高管共勉,也希望能对家园里那些心存高远抱负的中层管理及普通员工有所帮助,早日实现心中梦想!

  首先,会议策划要明确目的,即本次会议的宗旨是什么?要达到什么目的?关于这一点,在策划前要多和董事会以及总裁沟通,确定好主题和宗旨,写下目标和预期目的。

  其次,确定参会人员。本次会议的主要参会人员有哪些?哪位政府领导会到场?新闻媒体人员有多少?怎么安排接送?座位怎么安排合理?会议食宿要有专人负责,一定要放权给这个人,由他自己去安排房间和定餐,尽量做到多安排些房间和餐桌,避免到时候不够造成场面混乱。这个人最好是公司科级以上干部,有一定的威信和管理能力。会议室确定和会场布置一般交公司企划部负责就可以,列好横幅,条幅,气球数量,内容等,会场主席台座位,会场座位数量,投影仪最好准备两台,以防不测,麦克风要完好正常等,限定时间完成。

  第三,会议通知及接待。确定好会议通知名单,指定专人按时通知到位,确认到会人员数量,有问题及时调整。确认内容一般分到会人员数量,参会交通工具,到站时间等。大型会议一般在三个月前就开始策划,会议通知第一阶段大概是距离会议开始一个月前就要通知确认。第二阶段大约在距离会议开始半个月前通知,最终确认必须在会议开始前一周确认!接待人员一般分接站员,前台接待,签到及发放礼品,房间牌等。根据确认的参会人名单,到站地点,时间,要和储运部协调好车辆和司机,避免参会人员在机场,车站滞留带来负面影响。

  第四,会前会。会前会是成功组织策划一场会议的关键,所有相关人员都要把各自的会议准备情况在每次会前会真实汇报上来,以便及时修正,确保各项工作进度与大会总进度一致。

  第五,与公司董事会保持充分沟通和高度一致。确定董事会主要参会人员的讲话顺序,讲话内容,演讲时间等,这可以保证会议准确按会议议程进行,提高会议的严肃性和企业形象。

  第六,做好会议期间的一些小细节。会议期间的茶点,水果,要保证及时到位,新鲜可口。会议期间,参会人员的房间安排送上免费的水果花篮,重要人物还要安排鲜花摆放。会议致谢函,由公司董事会主要人物亲笔签名的大会致谢函,主要是问候和感谢参会人员到会,致谢函避免搀杂广告,色调要和公司企业形象一致,最好有公司统一的标志。会议期间重点拜访,安排好董事会主要人物与参会主要人物的回后夜间拜访,确认好双方的时间安排,主要突出对参会人员的重视与慰问,时间不宜太久,十五分钟到三十分钟即可,避免打扰到参会人员。

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