您现在的位置: 3edu教育网 >> 文书写作 >> 文秘知识 >> 秘书基础 >> 正文    3edu教育网,百万资源,完全免费,无需注册,天天更新!

会议团队接待的程序

会议团队接待的程序

分类:秘书基础   更新:2015/5/19   来源:本站原创

会议团队接待的程序

  一、销售部接待程序:

  销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:

  1、及时与会务方负责人进行联络

  (1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

  (2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。

  2、落实会议场地和房间数量

  在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

  3、商谈价格

  当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

  价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。

  4、签订会议协议,收取会议押金

  当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;

  5、下发会议接待通知单

  签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;

  6、会议接待

  发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;

  7、会议结账

  会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;

  8、会议送别

  恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;

  9、会议结束

  会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。

  二、房务部接待程序:

  房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:

  1、会议接待的前期工作

  (1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

  (2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;

  (3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;

| 设为首页 | 加入收藏 | 联系我们 | 版权申明 | 隐私策略 | 关于我们 | 手机3edu | 返回顶部 |